Einrichtung und Nutzung von Kopf- und Fusszeilen

Vgl. auch die Anmerkungen zu Drucklayouts.

Vgl. auch Allgemeine Anmerkungen zu Druckprogrammen.

 

Dieses Dokument auch als pdf-Datei zum leichteren Ausdrucken.

 

Alle Ausdrucke in California.pro werden durch Drucklayouts gesteuert. Diese Layouts legen unter anderem das Seitenformat und die Seitenränder fest. Kopf-, bzw. Fußzeilen werden zusammen mit den eigentlichen Druckdaten an diese Layouts übergeben und führen zum Druckbild.

Gegenwärtig nutzt California.pro drei unterschiedliche Seitenformate, A4 im Hoch- und Quer-Format sowie A3 im Querformat. Für diese drei Formate sind Kopf- und Fußzeilen zu erstellen, bzw. vorhandene anzupassen. Bei der Übernahme aus älteren Programmversionen werden Seitenköpfe in die neue Kopfverwaltung übernommen, sollten dort aber auf jeden Fall angepasst und in geeignete Gruppen verschoben werden. Nachstehend wird erläutert, welche Maßnahmen im Einzelnen zu ergreifen sind.

Im Menü „Stammdaten->Kopf- und Fußzeilen->Textpro“ wird nach Kopf-, bzw. Fußzeilen unterschieden. Im Weiteren werden die Kopfzeilen beschrieben, das Erläuterte gilt aber auch für die Fußzeilen.

Nach Aufruf des Menüs öffnet sich folgendes Fenster:

 

 

Bei einer Neuinstallation sehen Sie hier nur die Gruppe 'G&W Software Entwicklung GmbH' mit insgesamt 4 Köpfen. Im Falle einer Upgrade/Update-Installation taucht eine weitere Gruppe 'Kundenköpfe' auf, die alle übernommenen Köpfe darstellt, hier beispielsweise diejenigen für Niederlassung A und B.

 

Die wichtigste Information vorab:

Bei jeder Druckausgabe werden ausschließlich die Bezeichnungen der Kopfgruppen dargestellt, California.pro entscheidet automatisch, welcher Kopf aus dieser Gruppe zum Einsatz kommt!

 

Eine Kopfgruppe ist die inhaltliche Darstellung eines bestimmten Seitenkopfes. Für jede Inhaltsvariante wird eine eigene Kopfgruppe benötigt. Die Kopfgruppe unterteilt sich ausschließlich in die einzelnen Seitenformate – es gibt also in einer Kopfgruppe nur genau einen Eintrag für jedes Blattformat.

Vorteil für den Anwender: Er sieht im Druckdialog nur noch seine einzelnen Kopfvarianten (hier Kopfgruppe), die Zuordnung zum Blattformat übernimmt das Programm automatisch.

 

Diese Automatik arbeitet am Beispiel eines LV-Drucks folgendermaßen. Nach dem Aufruf ein LV zu drucken, öffnet sich die Druckausgabe:

 

 

Unter 'Ausgabe über Layout' wird das gewünschte Layout gewählt. Dieses Layout enthält Angaben zum Seitenformat und den Seitenrändern, in obigem Beispiel sind dies A4 im Hochformat, ein linker Rand von 15mm sowie ein rechter Rand von 5mm. Daraus ergibt sich eine nutzbare Druckbreite von 210mm (Breite des A4-Hochformats) minus 15mm (linker Rand) minus 5mm (rechter Rand) von 190mm.

Mit dieser Zahl wird in der gewünschten Seitenkopf-Gruppe (hier 'G&W Software Entwicklung GmbH') nachgesehen, ob es einen Seitenkopf mit exakt dieser Zahlenangabe oder einem kleineren Wert gibt. Damit wird sichergestellt, dass der Seitenkopf ganz sicher in das gewünschte Layout passt.

Wird ein Layout gewählt, welches z.B. im A4-Querformat druckt, schaut California.pro nach, ob es einen Seitenkopf mit 297mm (A4-Querformat) minus 20mm (linker und rechter Rand), also 277mm gibt und verwendet diesen. Falls nicht, wird der nächstkleinere gewählt, also eventuell ein Seitenkopf, der für das Hochformat zuständig ist. Dieser passt dann zwar auf die Seite, schaut aber eventuell nicht wie gewünscht aus.

Kundenköpfe, die aus älteren Programmversionen übernommen wurden, landen zunächst alle in einer Gruppe mit dem Namen 'Kundenköpfe', wie im Bild ganz oben beispielhaft für Niederlassung A und B ersichtlich. Damit nun beide Niederlassungen auch anwählbar werden, müssen diese beiden Köpfe in geeignete Gruppen verschoben werden. Am einfachsten geht dies, wenn man die vorhandene Gruppe 'Kundenköpfe' in z.B. 'Niederlassung A' ändert und den ersten Kopf (den für eben die Niederlassung A) umbenennt in z.B. 'Drucke im A4-Hochformat'. Das Ergebnis schaut folgendermaßen aus:

 

 

Nun wird noch eine weitere Kopfgruppe benötigt. Hierzu stellen Sie sich auf die letzte Zeile, klicken auf den blauen Abwärtspfeil und wählen im folgenden Fenster

 

 

'Kopfgruppe einfügen'. Dieser entstehenden Gruppe geben Sie nun den Namen 'Niederlassung B' und verschieben den gleichnamigen Kopf in diese neue Gruppe. Eventuell benennen Sie auch hier den Kopf um in 'Drucke im A4-Hochformat', da ja die Auswahl des gewünschten Kopfes wie erwähnt immer über den Namen der Kopfgruppe erfolgt. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus:

 

 

Für die anderen Seitenformate können und sollten Sie eventuell ebenfalls geeignete Köpfe erstellen. Hierzu stellen Sie sich auf die einen vorhandenen Kopf, klicken auf den blauen Abwärtspfeil und wählen 'Kopf einfügen'. California.pro wird den vorhandenen Kopf für das A4-Hochformat kopieren. Die Größe(mm) wird mit 190 ebenfalls aus dem kopierten Kopf übernommen. Mit Doppelklick auf die Bezeichnung öffnet sich die Textverarbeitung Textpro. Hier können und sollten Sie als Erstes das gewünschte Seitenformat sowie die Seitenränder einstellen (Menü Seitenlayout->Größe). Im Beispiel genügt es, hier auf A4 Querformat umzustellen. Danach passen Sie natürlich noch den Seitenkopf an die neue Papierbreite an und speichern. Der neue Kopf erhält z.B. den Namen 'Drucke im A4-Querformat' und enthält die Größenangabe 277mm.

Auf die gleiche Weise erstellen Sie sich für beide Niederlassungen Köpfe für die gewünschten Seitenformate. Das Endergebnis sieht dann folgendermaßen aus:

 

 

Beim späteren Druck, z.B. dem LV-Druck tauchen dann im Feld Seitenkopf->Seite 1 / Folgeseiten die beiden Kopfgruppen – Niederlassung A, bzw. Niederlassung B – zur Auswahl auf. California.pro wählt den geeigneten Seitenkopf aus der gewünschten Kopfgruppe anhand der Seitengröße automatisch aus.

 

 

Das hier Erläuterte gilt gleichermaßen für die Anlage und Erstellung von Fußzeilen. Da es in bisherigen Programmversionen keine Fußzeilen gab, werden hier alle Fußzeilen in geeigneten Gruppen neu zu erstellen sein.