Prozessoptimierung mit System

Der pfälzische Versorger unterscheidet zwischen Projekt-LVs, Störungs- und Jahres-LVs. Heute erstellt das Unternehmen die Leistungsverzeichnisse für alle Bereiche schnell auf Basis von Stammtexten und übermittelt diese den Bietern zwecks Preisanfrage mittels standardisierter Schnittstelle im GAEB-Format. Das Einlesen der Angebote, die Erstellung des Preisspiegels, detailliert oder komprimiert, als Schwerpunkt oder Ausreißerpreisspiegel mit allen Raffinessen für ein gläsernes Angebot erfolgt nun auf Knopfdruck. Doch nicht nur die Ausschreibung, sondern auch die Abrechnung der Bauleistungen, erfolgt über die Software.

Die EnergieSüdwest Netz betreibt eine zustandsorientierte Instandhaltung aller Leitungen im Einzugsgebiet. Im Versorgungsgebiet sind ca. 300 km Wasserleitungen und 220 km Erdgasleitungen verbaut. Das Konzessionsgebiet Strom umfasst neben der Stadt Landau alle Ortsteile, die Gemeinde Offenbach an der Queich und schließt das Versorgungsgebiet Taubensuhl mit ein. Im Rahmen des Netzmanagements werden sämtliche Schäden analysiert und eine Prioritätenliste für die Sanierungsmaßnahmen erstellt. Um unnötige Arbeiten zu vermeiden, koordiniert der Netzbetreiber fortlaufend mit den für den Straßen- und Kanalbau zuständigen Kollegen bei der Stadt Landau die Maßnahmen in regelmäßigen Sitzungen.

Für Jahresvertragsarbeiten wie für Netzanschlüsse und die Beseitigung von Störungen hat der Netzbetreiber kostenoptimierte Rahmenverträge mit ausführenden Unternehmen abgeschlossen. Tritt eine Störung auf, haben die Bereitschaftsdienste der Firmen eine Reaktionszeit von maximal einer Stunde, um vor Ort die Arbeit aufzunehmen. Zur Vereinfachung der Abrechnung dieser Prozesse haben die Landauer sogenannte „Stör-Leistungsverzeichnisse“ in California.pro erstellt, die die entsprechenden Positionen mit ihren Massen enthalten wie Aufbruch von Bitumen, Aushubarbeiten, Wiederherstellungsarbeiten etc. Da die EnergieSüdwest Netz privatrechtlich organisiert ist, muss sie unterhalb der EU-Schwellenwerte nicht öffentlich ausschreiben, sondern kann die freie Vergabe nach Sektorenverordnung anwenden. „Wir schicken in der Regel fünf oder sechs Firmen, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben, die LVs als GAEB-Datei für die Preisanfragen zu”, erklärt Adnan Smajic, Betriebsingenieur Gas / Wasser. Die anbietenden Firmen schicken die ausgefüllten LVs zurück und die EnergieSüdwest Netz liest die Daten elektronisch ein. Nach Auswertung über Preisspiegel führt der Netzbetreiber mit den Firmen, deren Angebote in die engere Wahl kommen, Einzelgespräche und unterbreitet anschließend dem Einkauf einen Vergabevorschlag.

In der Vergangenheit dokumentierten Auftraggeber und Auftragnehmer die verbauten Massen gemeinsam in einem Leistungserfassungsblatt. Daraufhin stellte der Auftragnehmer die Rechnung, dann erfolgte die Rechnungsprüfung mit Freigabe und Zahlung durch den Netzbetrieb. Dieser Vorgang konnte einige Wochen dauern.

Um den gesamten administrativen Aufwand zu verringern, den Rechnungsprüfungsprozess intern zu verschlanken und um Kosten zu sparen, führte der Netzbetreiber das Gutschriftverfahren ein. Heute werden die Leistungen wie gewohnt vom Auftraggeber, in diesem Fall vom Projektleiter oder zuständigen Meister, und dem Auftragnehmer aufgenommen. Der Auftragnehmer überführt die Daten in ein elektronisches DA11-Aufmaßblatt, welches der Netzbetreiber in California.pro einliest. Dann überprüft der zuständige Mitarbeiter stichpunktartig das handgeschriebene Aufmaß mit den Daten im System. Stimmen diese überein, erstellt der Mitarbeiter aus California.pro heraus die Gutschrift, die an die Buchhaltung zur Bezahlung weitergeleitet wird.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Da die Abrechnung und Bezahlung der Leistung zeitnah erfolgt, kann das Unternehmen besser mit seinen geplanten Budgets arbeiten. Die mühsame Rechnungskontrolle entfällt, Doppelabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Auch reduzieren sich die Prozessschritte bei der Abrechnung der Fremdleistungen sowie der Abstimmungsaufwand zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Der Verhandlungsvorteil für die EnergieSüdwest Netz durch den Wegfall der Rechnungsstellung beim Auftragnehmer sowie der Zahlungsvorteil durch eine durchschnittlich 2-prozentige Skontierung über alle Leistungen ist erheblich. Darüber hinaus sind sämtliche Schritte klar und revisionssicher dokumentiert und das Unternehmen kann eine Vielzahl von Projekten trotz niedrigem Personalstand abwickeln.

Doch auch für die Auftragnehmer bedeutet dieses Verfahren Vorteile. Da früher je nach Wirtschaftsjahr eine immense Anzahl an Rechnungen hinsichtlich der Abrechnung von Jahresvertragsleistungen, Beseitigung von Störfällen und Abrechnung von Projektleistungen von den Auftragnehmern gestellt werden mussten, bedeutet das Gutschriftverfahren eine beachtliche Minimierung des administrativen Aufwandes. Letztendlich ist so eine Win-win-Situation für beide Partner entstanden.