Durchgängig, nachvollziehbar,
transparent und schnell verfügbar

Die von der Bundesregierung eingeleitete Energiewende hat die Entwicklung der Energiewirtschaft nachhaltig geprägt. Das gilt auch für die Technischen Werke Ludwigshafen (TWL). Unter dem Motto „Gemeinsam in die Zukunft“ hat TWL mit umfassenden Optimierungen der Abläufe und Prozesse begonnen. Schon heute hat der Versorger mit dem durchgängigen AVA- und Baukosten­management­system California.pro sämtlich Bauprojekte im Bereich der Netzbaumaßnahmen mit seinen Kosten im Griff. Um die kaufmännischen Prozesse weiter zu verschlanken und flexibler zu gestalten, hat man eine bidirektionale Schnittstelle zum hausinternen ERP-System SAP etabliert.

Das Stromnetz von TWL umfasst heute 1.883 Kilometer und 652 Kilometer Erdgasleitungen sowie 533 Kilometer Trinkwasserleitungen und 76 Kilometer Leitungen für die Fernwärme. 161.000 Einwohner werden von TWL mit Energie versorgt, die Zahl der eingebauten Zähler liegt beim Strom bei 97.685 und beim Erdgas bei 39.170.

Im Zuge der Energiewende hat der pfälzische Energieversorger zahlreiche innovative Projekte angestoßen. Dazu zählen Beteiligungen an Solar- und Windenergieanlagen, die Errichtung einer Power-to-Heat-Anlage im Fernheizkraftwerk sowie der Bau eines modernen Wärmespeichers, der überschüssiges, aufgeheiztes Fernwärmewasser aufnimmt, das zur Deckung von Wärmebedarfsspitzen zum Einsatz kommt.

Schon im letzten Jahrzehnt hatte TWL die Geschäftsprozesse sowohl im Netzbetrieb als auch bei den großen Baumaßnahmen von der Kalkulation der Projekte über die Ausschreibung, Vergabe bis hin zur Rechnungsprüfung und Abrechnung analysiert und automatisiert. In diesem Rahmen führte der Versorger 2003 die durchgängige AVA- und Baumanagementsoftware CALIFORNIA 3000 des Müncheners Systemhauses G&W Software ein. Im Zuge der Prozessoptimierung verband man das AVA-System über eine Schnittstelle mit dem SAP-Modul.

2014 rüstete TWL auf die Nachfolgegeneration California.pro auf. Mit dem System kalkuliert der Versorger sämtliche Bauprojekte, erstellt die Leistungsverzeichnisse, schreibt die Baumaßnahmen aus und ermittelt den wirtschaftlichsten Bieter. Darüber hinaus überwacht der Versorger mit dem Programm die Kosten während des gesamten Bauprozesses und rechnet diese ab.

Hausanschlüsse können auf Basis einheitlicher Leistungsverzeichnisse einfach und schnell kalkuliert und Routinemaßnahmen über Rahmenverträge beauftragt werden. Alle Maßnahmen, die auf der Basis der Rahmenverträge während der Laufzeit abgewickelt werden, kann TWL sofort ohne Ausschreibung beauftragen und abrechnen. Dazu ermittelt der Baubeauftragte mit dem ausführenden Unternehmen nach Abschluss der Maßnahme die Aufmaße und übermittelt die Daten im GAEB-Format an das AVA-System. Dort werden sie überprüft und via Schnittstelle an das SAP-System weitergeleitet. Auf Grundlage des Rahmenvertrages leitet das System dann automatisch das Gutschriftverfahren ein.

Da die alte Schnittstelle zum SAP-System nicht mehr weiterentwickelt wurde, galt es, relativ schnell eine neue Schnittstelle zu entwickeln. Manuel Dell, technischer Fachwirt und bei den Technischen Werken für California.pro zuständig, erläutert: „Die neue Schnittstelle sollte bedeutend mehr können als die alte, war diese doch eine one-way-Datenverbindung von CALIFORNIA 3000 zu SAP.“

Die beteiligten Fachbereiche Infrastruktur Planung, Infrastruktur Bau, Betrieb, Grundsatzplanung, Einkauf und Abrechnung definierten die Anforderungen und den Nutzungsumfang der Schnittstelle. Zusammen mit G&W Software und dem SAP-Systemhaus und G&W-Partner SPV AG legten sie die Prozesse sowie die zu übertragenden Inhalte fest und definierten für die Nutzer die Freigabeprozesse. Auch passte man Druckansichten und Berechtigungen an, plante den Personenkreis für den Test und legte den Zeitrahmen für die Testphase und die Inbetriebnahme fest. Insgesamt benötigte man für diesen iterativen Prozess inklusive der Realisierung der Schnittstelle durch G&W Software und SPV nur fünf Monate.

Heute werden die kompletten Leistungsverzeichnisse aus California.pro im Auftragsstadium an das SAP-System übergeben. Aufgrund des exportierten LVs generiert TWL eine Bestellanforderung an den Einkauf. Diese beinhaltet als Kopfnotiz das Stichwort wie zum Beispiel „Auswechseln der Gasversorgung“ und die Bezeichnung des Bauvorhabens. Gleichzeitig löst das System beim Anlegen der Bestellanforderung E-Mails an den Einkauf zur späteren Bearbeitung der Bestellung. „Übersteigt das Auftragsvolumen den Delegationsbetrag der Mitarbeiter, muss der Linienvorgesetzte die Anforderung freigeben. Diese Freigabe kann je nach Höhe des Bestellwertes auch mehrstufig erfolgen.“, erklärt Manuel Dell den Genehmigungsprozess.

Nach der Freigabe wird im SAP-System die Bestellung an den Nachunternehmer ausgelöst. Um den Zusammenhang zwischen Bestellung und Leistungsverzeichnis herzustellen und später entsprechend abrechnen sowie eventuelle Nachträge auf die Bestellung buchen zu können, wird die im SAP-System generierte Bestellnummer über die Schnittstelle an California.pro übertragen.

Manuel Dell erläutert den weiteren Fortgang: „Abhängig vom Baufortschritt ermittelt ein Vertreter des Auftragnehmers die Massen, die vom TWL-Baubeauftragten geprüft, gegengezeichnet und vom Auftragnehmer in der Datenart 11 an die betreffenden Fachbereiche übertragen und dort in California.pro eingelesen werden, um gegen das Auftrags-LV abgerechnet zu werden.“ Im AVA-System werden dann die Abrechnungswerte zum SAP-System übertragen und das Gutschriftverfahren ausgelöst.